Funcionalidades
Qué hace, y a quién le sirve.
Ordenado por quién lo usa y no por cómo está hecho por dentro, porque en una pyme de 12 empleados esas cuatro personas suelen ser tres — y a veces la misma dos veces—.
Quien ficha
Su jornada, sin buscarla.
La pantalla de quien trabaja no es un panel de control: es un botón grande y sus horas debajo. Nada más entrar ya sabe cómo va el mes.
- Fichar
- Entrada, salida y pausas. La hora la pone el servidor, nunca el móvil.
- Sus horas del mes
- Al entrar, sin buscarlas. Es lo que el TJUE llama accesible, y por eso está lo primero.
- Sus marcas, una a una
- Y las que no ha puesto ella salen diferenciadas, con color y con una etiqueta en palabras.
- Qué datos constan de ella
- Su ficha entera, con «No consta» donde no hay nada. Es condición previa para poder pedir que se rectifiquen.
- Pedir una ausencia o vacaciones
- Con el saldo delante al elegir las fechas, y el justificante cifrado si hace falta adjuntarlo.
- Pedir que se corrija un día
- Desde la fila de la jornada, sin depender de que haya un jefe de turno: en una empresa pequeña muchas veces no lo hay. Se pide con un motivo escrito, y quien gestiona decide.
Quien lleva un turno
El equipo de hoy, de un vistazo.
Quien organiza un turno necesita dos cosas: saber quién está dentro ahora mismo y poder mirar el mes sin salir de la aplicación.
- El equipo del día
- Quién ha entrado, quién está en pausa y quién no ha fichado todavía.
- La rejilla del mes
- El mes entero de su gente: lo pasado desde las jornadas ya calculadas, hoy en curso, y el futuro con los festivos y las ausencias que ya se saben.
- Aprobar ausencias
- Las de su gente, con el saldo y la cobertura del día delante.
- Y lo que NO ve
- El motivo de una ausencia médica. Ve que la persona no viene y que está cubierta, y se le dice en palabras que el motivo está reservado. Es el art. 9 del RGPD.
Quien gestiona
Todo lo que hay que poder enseñar.
Es la parte más grande, y no por gusto: casi todo lo que exige el art. 34.9 acaba siendo un documento que alguien tiene que poder sacar.
- Plantilla, contratos y centros
- Con sus responsables y su historial: quién dependía de quién y en qué centro estaba cada día.
- Reglas de cómputo y calendario laboral
- La jornada prevista, las pausas y los festivos, con los de cada centro aparte de los generales.
- Correcciones que no borran nada
- Cada una con su motivo, su autor y su fecha. El fichaje original se queda: quedan los dos.
- El registro de cambios
- Consultable y con filtros. Quién tocó qué, cuándo y desde dónde.
- Informes en PDF
- Con su pie normalizado y la huella del periodo impresa, junto con la fórmula con la que se calcula — un hash que no se publica cómo se obtiene no lo puede comprobar nadie—.
- Resúmenes mensuales
- Los del art. 12.4.c) para tiempo parcial, emitidos el día 1, versionados si una corrección tardía cambia el mes, y con la descarga acreditando la entrega.
- El documento de organización
- El del art. 34.9, generado desde la configuración real de la empresa y versionado cada vez que esa configuración cambia. No lo escribe nadie a mano.
- Vacaciones y saldos
- Por persona y año, con arrastre configurable y bolsa de días debidos.
- Jornada intensiva y reparto de la semana
- El verano intensivo, el viernes corto o las horas repartidas como las tenga tu convenio, y la previsión del año con lo que llevas cumplido.
El registro de cambiosVer la captura completa
Un informe listoVer la captura completa
Quien inspecciona o representa
Dos puertas más, y cada una ve lo suyo.
El registro tiene que estar a disposición de tres partes, y no de la misma manera. Así que hay tres caminos distintos y ninguno hace el trabajo de otro.
- La Inspección de Trabajo
- Se le emite una credencial temporal de solo lectura, acotada al periodo que pida. No es una cuenta, no lleva contraseña de nadie y se revoca cuando toca.
- El paquete completo
- Un descargable con el registro del periodo, sus totales y la comprobación de integridad. Sale igual aunque esa comprobación falle, pero marcado en todas las páginas: negarse a emitirlo dejaría a la empresa sin poder enseñar su registro por un fallo que puede ser nuestro.
- La representación legal
- Ve jornadas y totales de su ámbito. No ve el DNI, ni el correo, ni el motivo de una corrección: es el principio de pertinencia, y aquí se aplica quitando datos, no pidiendo discreción.
Quién ve qué
Cada papel ve lo suyo, y ninguno pisa al otro.
Los tres primeros se contienen unos a otros. Las otras dos puertas no son más grandes: son otras, y ven menos.
La empresa entera
Quien gestiona: la plantilla y los documentos que hay que poder enseñar.
Mi equipo
Quien lleva un turno, y solo los días en que lo tenía a cargo.
Mis jornadas
Quien ficha ve las suyas y sus propios datos. De nadie más.
Y dos puertas aparte
La Inspección de Trabajo
Solo lectura, acotada al periodo que pida y con caducidad.
La representación legal
Jornadas y totales de su ámbito, sin DNI, sin correo y sin el motivo de una corrección.
En tu lengua
Cuatro lenguas, y la elige cada persona.
No la elige la empresa: cada quien pone la suya en sus ajustes y la ve así desde el primer día. Estas son palabras de la aplicación, tal cual salen en pantalla.
Castellano
FichajeÚltimo registro:Salida
Català
FitxatgeÚltim registre:Sortida
Galego
FichaxeÚltimo rexistro:Saída
Euskara
FitxaketaAzken erregistroa:Irteera
Sin banderas: una bandera es un estado, y aquí hablamos de lenguas.
En el móvil
Se instala como una aplicación. Sin ser una aplicación.
Se llama PWA, y lo único que hay que saber es lo que hace: se abre en el navegador una vez, se pulsa «instalar», y a partir de ahí queda un icono en el móvil o en el escritorio que abre a pantalla completa, sin barra de direcciones y sin volver a teclear la dirección. Ni tienda, ni descarga, ni permisos.
1. Ábrela en el navegador
Como cualquier web, desde el móvil o desde el ordenador. No hay nada que descargar.
2. Pide instalarla
Un toque en el menú del navegador. Ni tienda, ni descarga, ni permisos: es la misma web, guardada.
3. Y queda en tu pantalla
Abre a pantalla completa, sin barra de direcciones, y recuerda tu sesión.
Dónde está el botón
- En el ordenador
- Un icono a la derecha de la barra de direcciones, en Chrome y en Edge.
- En Android
- El menú de los tres puntos, y «Añadir a pantalla de inicio».
- En iPhone
- El botón de Compartir, y «Añadir a pantalla de inicio». Safari nunca lo ofrece solo, así que hay que ir a buscarlo.
En la entrada
Una tablet vieja en el recibidor, y se acabó el «ya lo apunto luego».
Para la peluquería de cinco personas, el taller o el bar: gente que no trabaja delante de un ordenador y para la que entrar en una web y fichar es una fricción diaria. Se deja un aparato con navegador en la entrada y se ficha ahí al llegar y al salir.
- Ni aplicación ni aparato especial
- Es una pantalla web más, pensada para un dedo y para estar siempre encendida. Vale una tablet vieja o un portátil que ya no use nadie.
- Cada uno con su PIN
- Cuatro cifras que se teclean en tres segundos. Lo activa la propia persona desde su portal, y ni quien gestiona puede ponérselo ni verlo — quien puede darte un PIN puede fichar por ti—.
La tablet de un centro solo lista a quien trabaja en ese centro. Si el aparato se pierde, se revoca desde el panel y deja de servir en el acto.
Y esto no
Lo que no hace, y por qué no lo va a hacer.
- Biometría
- Ni huella dactilar ni reconocimiento facial. Nunca. No tiene base jurídica para el control horario en España, y la AEPD ha multado por ello.
- Geolocalización
- No sabemos dónde está nadie, ni queremos saberlo.
- Nóminas
- Ni las lleva ni las calcula. Para eso ya tienes gestoría.
- Cuadrantes
- No planifica turnos previstos. Registra lo que ocurrió, que es otra cosa.
- Rellenar huecos
- Un día sin salida queda incompleto y con cero minutos, esperando una corrección explícita. No inventa ni un minuto, y esto no es una limitación: es la SAN 22/2022.
- Aplicación nativa
- No hay app de Android ni de iPhone, y lo que aportaría son las dos primeras casillas de esta lista. El argumento entero está en la portada.